Excel Kullanımı lll

EXCEL DERSLERİ

Excel çok güçlü bir matematik işlemci program olup toplama, çıkarma, çarpma, bölme,ortalama,karekök,her türlü muhasebe işlemleri ,yüzde,..vs. birçok işlemi rahatlıkla gerçekleştirmemize imkân sağlayan bir hesaplama tablosu programıdır. Her türlü muhasebe işlemi dedik eğer muhasebe bilgimiz var ve Excel’i iyi kullanabiliyorsak, ayrıca bir muhasebe programına gerek kalmadan tüm muhasebe işlemlerimizi rahatlıkla gerçekleştirebiliriz.

Excel de        :

+          Toplama

-           Çıkarma

*          Çarpma

/           Bölme

%        Yüzde

işlemini gerçekleştirir.  Excel de bu kısa açıklamaların ardından şimdide Excel’i nasıl kullanacağımız üzerinde duralım.

Biz, burada Excel’i uzun uzun anlatmayacağız, çünkü Excel’de kullanılan menülerle Word de kullanılan menüler genellikle ayni menüler olup kullanılışları bakımından aralarında hiçbir fark yoktur. Aynı şeyleri biz daha önce öğrenmiş kabul edeceğiz bundan sonrakileri kavramaya çalışacağız. Bu nedenle burada sadece farklı olan menüler üzerinde duracağız. Bu menüleri tanıyıp nasıl kullanacağımızı öğreneceğiz.

Bunun için önce karşımıza boş bir Excel sayfasını açalım ve menüleri ile tek tek tanımaya çalışalım, menülerde, Word’den farklı olanları örneklerle açıklayalım. ”Başlat/Programlar/Microsoft Excel” veya “Başlat/Çalıştır/Excel” komutlarını yazıp “Tamam” komutunu tıklayalım. Karşımıza boş bir Excel sayfası açılacaktır.

Excel sayfasını bir dosya kâğıdı olarak düşünelim, bu kâğıdın dikey uzunluğunda bulunan hücreler 65536, yatay hücreler ise IV ye kadar uzanır bu ikisinin çarpımı yani IV * 65536 =”hücre sayısı” nı bize verir.

Satır sonuna gitmek için “CTRL+ sağa ok” tuşu, geri satır başına dönmek için “CTRL+ sola ok” tuşlarını aynı anda tıklarız. Sütun sonuna gitmek için “CTRL+aşağı ok”,sütun başına dönmek için “CTRL+yukarı ok” tuşlarını tıklarız.

Yine Word de olduğu gibi menülerimiz Dosya-Düzen- Görünüm-Ekle-Biçim-Araçlar-Veri-Pencere-yardımdan oluşur. Dosya menusunda bulunan komutlar Word de olduğu gibi Yeni-Aç-Kapat-Kaydet-Farklı Kaydet-Yazdırma Alanı-Baskı Önizleme - Gönder seçeneklerinden oluşur ki bunların görevlerini daha önce Word de öğrendik. Burada sadece farklı olan bir noktayı belirtelim. Excel de dosyamıza yazdırmak için komut verdiğimizde satır çizgilerini görmek için ayar yapmamız gerekir, aksi halde kılavuz çizgileri dediğimiz çizgiler çıkmadan dosyamız yazdırılır, buda büyük dosyalar için bize zorluklar çıkarabilir. Peki, kılavuz çizgilerini nasıl göstereceğiz:

Önce sayfa yapısını tıklayalım, ardından açılan sayfanın üstünde açılan pencereden “Çalışma Sayfası” seçeneğini tıklayalım ve resimde de görüldüğü gibi “Kılavuz Çizgileri” ni tıklayıp aktif hale getirelim. Artık yazdırınca sayfadaki kılavuz çizgileri görülecektir. Bunu yazdırmadan da “Baskı Önizleme”  komutu ile de görebiliriz.

  Düzen menusunda ise: Geri Al-Yinele-Kes-Kopyala – Yapıştır -Özel Yapıştır – Temizle - Bul – Değiştir - Git gibi seçenekler mevcuttur.

 Şimdi karşımızda boş bir Excel sayfası açıp buna bakalım ve ne gibi özellikleri burada yapabiliriz görmeye çalışalım.

 1-Sıra numarası: Tek tek sıra numarası yazmadan Excel de kolaylıkla dosyamıza sıra numarası verebiliriz. Bunun için aşağıdaki açıklamaya dikkatlice bakalım ve tabloda anlatılanı aynen uygulayalım. Dosyamızda 1 ve 2 rakamlarını tarayalım, ardından taralı alanın sağ alt köşesine, mausumuzu getirip imleç + halini alınca mausun sol kulakçığını bastırıp aşağı doğru çekelim sayılar sıra ile karşımıza çıkacaktır. Burada mutlaka 1 ve 2 rakamları ile başlamak gerekmez. Aynı işlemi istediğimiz her satır ve numaradan başlatabiliriz.

 Ör:34 ve 35 sayılarından başlayalım. Aynı işlemi yaptığımızda 35 ve 36 sayılarının ardından 37 ve ardındaki sayıların geldiğini göreceğiz. Aşağıdaki pencerede 1 ve 2 ile başlayan sayıların sıralanışının yapılış işlemini  ve açıklamasını görüyoruz.

 2- Günleri ve ayları rahatlıkla yazabiliriz.Önce haftanın bir gününü yazalım. Sonra hücrenin alt sağ köşesine mausumuzu getirip yukarıdaki işlemi tekrarlayalım. Günlerin kendiliğinden yazıldığını göreceğiz.Aynı işlemi aylar için de yapabiliriz. Aşağıdaki resmin içinde yazan açıklamaları okuyalım ,inceleyelim ve biz de aynı işlemleri uygulamaya çalışalım.

 3-Hücreler arasındaki genişliği en uygun şekilde ayarlayalım. Bunun için bilgi girdiğimiz hücrenin genişlik için satır, yükseklik için sütun, başına gidip cursor + halini alınca çift tıklayalım, hücre gerektiği kadar açılacaktır. Yalnız bu anlattıklarımız yeni başlayanlar için biraz uğraş gerektirir. Olmuyor deyip bırakmamalıdır ve başarıncaya kadar gayret etmelidir.

 4-Kopyalamak için: Biz Word de bir satırı veya paragrafı kopyalamaya kalktığımızda önce alanı seçer ardından “Kopyala/Yapıştır “ komutları ile seçilen alanı kopyalayıp çoğaltırız. Aynı işlemi Excel de de yapabiliriz. Fakat buna gerek kalmadan daha kolay bir kopyalama sunar bize Excel.

 Bunun için önce kopyalayacağımız alanı tarayıp seçili hale getirelim. Mausumuzu seçili alanın sağ alt köşesine imleci konumlandıralım. Cursor artı halini alınca mausumuzun sol kulakçığı ile bastırıp çekelim, seçili alanın olduğu gibi aşağı doğru kopyalandığını göreceğiz. Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi

 Buraya kadar anlattıklarımız Excel’in kolay kullanımı ile ilgili bilgilerdi şimdi de menüleri ve Word’le aradaki farklılıkları anlamaya çalışalım. Önce Dosya menusu.

5-Biz burada Word’den farklı olarak Excel’in kendine özgü bir işlem kolaylığından bahsedeceğiz demiştik. Bir başka özellik te Excel’in her tür işlemi yapma (muhasebe çalışmaları yapmak gibi) kolaylıkları var, fakat bir formülü veya bir işlemi bir satırdan başka bir satıra taşırken dikkat etmemiz gereken şey, satır ve sütun numaralarıdır. Bu numaralar değişeceğinden işlemde de değişiklikler meydana geleceği gibi sonuçta bizim yanlış yapmamıza yol açacaktır. Şöyle bir örnekle açıklayalım:

Aşağıdaki tabloyu inceleyelim bu tabloda bazı işlemler yapılmış ve tablodaki işlem sonuçları “Kopyala/Yapıştır” komutu ile alındıktan sonra veriler başka bir satıra taşınmıştır. Fakat bu taşıma sonucunda işlemde bazı değişiklikler meydana gelmiştir. Bu değişikliklere dikkat edelim ve anlamaya çalışalım. Aynı işlemi özel yapıştır komutu ile yapınca sayısal sonuçlar değişmedi, niçin? Bunları iyi anlamak zorundayız.

Yoksa hatalı sonuçlara varırız ve hatamızı fark edemeyiz.

Yukarıda da görüldüğü gibi E3 hücresindeki toplamı G3 hücresine kopyala dediğim zaman rakam değeri değişti.

Aynı işlem E4 hücresi ile G4 hücresinde de karşımıza çıkıyor.
Aynı kopyalama işlemini "Özel yapıştır” komutu ile yaptığımda ise “Değerler” seçeneğini kullandım ve hücredeki rakamsal değer olduğu gibi hem G5 hem de G6 hücrelerine taşındı. İşte bizim kopyala yapıştır seçeneğinde dikkat etmemiz gereken nokta budur. İleride bunu daha değişik örneklerle tekrarlayacağız.

Şimdi de Excel’in ana menülerini tek tek tanımaya çalışalım :