Excel Kullanımı Vll

ARAÇLAR:

Araçlar menusunda kullanacağımız bir seçenek te , “Otomatik düzelt” komutudur. Burada verdiğimiz yeni değerle istediğimiz sözcüğü yazma imkânına kavuşuruz. Ör: mm tuşlarını her yazıp Enter tuşuna bastığımda bulunduğum satıra “Mustafa Kültür” yazmasını istiyorum. Bilgisayarımın bu işlemi yapabilmesi için açılan pencerede değişen bölümüne “mm” yeni değer yerine ise Mustafa Kültür yazıyorum ve ekle komutunu tıklıyorum. Artık bundan sonra her Mustafa Kültür yazmak istediğimde “mm” tuşunu tıklıyorum ve otomatik olarak dosyama “Mustafa Kültür” yazılmış oluyor.Bunu birçok örnekte kullanarak uzun uzun yazılar yazmaktan tasarruf yapabiliriz veya yazmakta zorlandığımız birçok karakteri bu şekilde kısa yoldan yazabiliriz.Yâda gereken değişiklikleri bu yolla yapabiliriz.

Yazım kılavuzu ve otomatik düzelt komutları ile dosyamızdaki düzenlemeleri yaparız.

Koruma: Araçlar menusunda kullanacağımız diğer bir menü de Koruma ‘dır. Koruma menusu, dosyamızı değişikliklere karşı korumaya alma imkânı sağlar. Burada yapmamız gereken “Araçlar/Koruma/Sayfayı koru” , seçeneklerinden sonra bir şifre girmemiz istenir. Bu şifreyi girdikten sonra artık dosyamız şifreyi bilmeyenlerin her tür değişiklik tehlikelerine karşı korumalıdır.

Eğer dosyamızda bir değişiklik yapmak istiyorsak , “Korumayı kaldır” seçeneğinden şifremizi girerek her tür işleme dosyamızı açarız. Girdiğimiz şifreyi dikkatli girmeli ve unutmamalıyız. şayet unutursak dosyamızı bir daha açamayız.

Korumaya aldığımız dosyadaki korumayı kaldırmak için aynı menüleri kullanacağız ama bu sefer koru yerine korumayı kaldır seçeneğini tıklayacağız. ”Araçlar/Koruma/ Sayfa korumasını kaldır” seçeneklerini tıklayıp açılan pencereye

dosyamızı korumaya alırken yazdığımız şifreyi aynen yazarız ve “Tamam” komutunu tıklarız. Dosyamız işlem değişikliklerine açılmıştır. Bunları ilerde daha detaylı açıklayacağımızdan burada geçiyoruz.

Veri:

Excel de kullandığımız önemli bir menü de “Veri” dır. Veri menusu bize dosyamız üzerinde birçok düzenleme yapma imkân tanır.

Öncelikle dosyamızda seçtiğimiz sütundaki değerleri “Artan Azalan” veya “Azalan Artan” şeklinde sıralarız.

Bu düzenleme için mutlaka ilgili sütunu seçmemiz veya tanımlamamız seçili hale getirmemiz gerekir.

Sırala: Aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi sütuna verilerimizi girdik, sonra bu verileri seçip azdan çoğa doğru sıralamasını istedik, sıralama ölçütü penceresinden sıralama yapacağımız alanı seçtik, ardından "Tamam" komutunu tıkladık ve altta görüldüğü gibi sütunda düzenleme otomatik olarak gerçekleşti.

Tekrar verimize gider bu sıralamayı ters çevirebiliriz bu seferde çoktan aza doğru yani büyük rakamdan küçük rakama doğru veya diğer sütunu seçip verilerimizi alfabetik sıraya göre a dan z ye doğru veya bunun tersi olarak sıralayabiliriz.

Burada dikkat edeceğimiz nokta sıralama ölçütü verilirken dosyamızdaki verilerin yerleri değişecektir. Bu değişiklik bizim çalışmalarımızın sonuçlarını etkileyecek bir değişiklik olmamalıdır.

Yaptığımız değişikliklerde sıralama ölçütü verilirken ikinci hatta üçüncü seçenekleri de ihtiyacımıza göre kullanabiliriz.

Süz: Bize dosyamız üzerinde herhangi bir düzenleme konusunda kolaylık sağlayan menüdür. Örnek olarak Dosyamızda çeşitli veriler var. Biz bu verileri belli kriterlere göre ayırmak istiyoruz. Saymak istiyoruz. Bunun için yapmamız gereken işlem “Veri/Süz” komutlarını kullanmaktır.

Şöyle bir örnek alalım :Bir sınıftaki öğrencileri cinsiyetlerine göre ayıracağız , yaş guruplarına göre ayıracağız ,vs.. “Veri/Süz” komutları ardından tablonun üst kısmına yerleşen düğmelerden istediğimizi açıp aradığımız kritere göre sınıflandırıyoruz.

Aşağıdaki resimde bunu görüyoruz. Eğer kullandığımız Ofis paketi 2003 ise o vakit aynı işlemi “Veri/Filtre uygula/Otomatik filtre uygula” seçeneklerini tıklayarak yapacağız.

Aşağıdaki resimde Ofis XP ye göre yapılmış bir örnek görüyoruz. Daha açık olarak bir sınıftaki kız ve erkek öğrencileri adına göre, cinsiyetine göre, doğum tarihine göre, listeleyip görmek istiyoruz. Aşağıdaki resmi dikkatlice inceleyelim ve yapılan listelemeleri anlamaya çalışalım.

ayrı ayrı veya tümünü liste olarak görmeye çalışalım. Yukarıdaki resimde tüm listeyi görüyoruz. Şimdi bu listeyi süzerek sadece kız öğrencileri görelim. O halde “Cinsiyet” düğmesinden “K” seçeneğini alalım ve listeyi görelim.

Şimdide sadece erkek öğrencileri görelim bu seferde cinsiyet süzme düğmesini açalım ve “E” seçeneğini tıklayalım bakalım kaç öğrenci listelenecek

Tüm listeyi görmek içinse bu seferde süzme düğmelerine gidelim ve “Tümünü” seçeneğini tıklayalım.

 

Tıklama sonucunda resimde görüldüğü gibi tüm liste karşımıza çıktı. Bu işlemi birçok seçenekte kullanabiliriz.

Aşağıdaki resimde de başka bir örnek görüyoruz. Burada görüldüğü gibi tablonun üst kısmında süzme işlemi yapılmış ve sadece “e” yazan öğrenciler istenmiş süz komutu öğrencileri süzerek erkekleri listelemiştir.

Tablonun alt kısmında ise süzme işlemi yapılmadan listenin tamamı görüntülenmiştir. Burada dikkat edersek ilk kısımda karşısında sadece “e” yazanlar listelenmişken ikinci kısımda tamamı listelenmiştir. Burada Bir seçenek girildiği vakit tablonun tüm seçeneklerini etkiler, yani sadece seçilen kriteri etkilemez.

“Süz” menusu ile açılan pencerede oluşan kutular süzme işlemi için çeşitli seçenekler sunar. Biz hangisini kullanmak istersek onu ölçüt olarak alırız.

Form: Form menusu bize dosyamızı bir form olarak görüntüleme imkânı verir.

Bunun için aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi oluşturulan dosyadaki verilerden gösterilmesi istenen değerler seçilip “Form” menusu tıklanır. Oluşan form üzerinde verilen ölçüt kadar kayıt yapma imkânımız vardır. Bu kayıt yenileme, silme, öncekini, sonrakini bul, ilk kayıt, son kayıt, kayıtlar arasında ileri geri hareket gibi imkânları da bize sunar.

Olumsuz yanı ise oluşturulan form dosya kapanırken kapatılmak ve asıl pencereye dönmek zorunda kalmamızdır. Form açıkken dosyamızı kapatamayız. Önce formu kapatırız daha sonra da dosyamızı kapatabiliriz

Yukarıdaki resimde dosyamızı ve oluşturulan formu görüyoruz. Şimdide Veri menusundaki diğer seçeneklere gidelim ve kullanışlarını öğrenmeye çalışalım.

Alt Toplamlar:

Excel de Tanıyacağımız Word’den farklı bir komutta “Alt Toplamlar” komutudur. Bu komutla verilerin ayrı ayrı toplamlarını almak mümkündür. Örnek olarak bir mağazada satılan ürünlerin kategorilere göre alt toplamlarını almak istiyoruz. Grup olarak toplamlarını almak istiyoruz. Önce Dosyamızı oluşturalım dosyamızdaki ürünlere kendi cinslerine göre birer kod numarası verelim bu  “Kod” numaraları ile sebzelere “200” Narenciyelere ise “300” kod numaralarını verelim tablomuzu oluşturduktan sonra alt toplamlar komutunu tıklayalım açılan pencereden toplama işlemi için verilen seçeneklerden istediğimizi seçelim.

“Veri/Alt toplamlar” komutlarını tıklayalım açılan pencereden toplamını istediğimiz değerlerin ölçüsü olarak “Aşağıdakilerin her değişiminde” penceresine “Kod “ seçeneğini alalım.

”Kullanılacak işlem seçeneğine “Toplam” seçeneğini alalım, “Alt toplam ekleme yeri“ seçeneğine de “Ödenen Para” seçeneğini alalım ve “Tamam“  komutunu tıklayalım. Karşımıza aşağıdaki gibi bir tablo çıkacaktır.

 

Burada dikkat edersek her “Kod” numarası değiştiğinde bilgisayarımız verilerin toplamını aldı.Burada sadece toplamların görünmesini istiyorsak o vakit (-) ile gösterilen işaretlerin üzerine mausumuzla tıklarız ve sadece toplam sonuçlarını görürüz.

İşte resimde de görüldüğü gibi sadece toplamları sonuçlar halinde listeliyoruz.Tekrar görünmesi için bu seferde (+) işareti üzerine tıklar dosyamızın önceki haline döneriz.

Zaten burada (+) işareti satır içersinde başka verilerin olduğunu,(-) işareti ise verilerin tamamen açılıp görüntülenmiş olduğunu ifade eder.

Doğrulama:

Excel’in “Veri” menusunda kullanacağımız bir önemli komutu da “Doğrulama” komutudur. Dosyamızda satırlara veriler giriyoruz. Bu verileri girerken dalgınlıkla hata yapabiliriz. Hata durumlarında bilgisayarımızın bizi uyarması ve hatalı yazmaması için “Doğrulama” komutunu kullanalım.

Şöyle bir örnekle gösterecek olursak bir liste oluşturalım bu listede hem metin türü yazılar, hem de sayılar olsun metin olan kısımlara sayı, sayı olan kısımlara da metin girmeyelim böyle bir hata durumunda bilgisayarımız bizi uyarsın.

Önce listemizi oluşturalım. listemizdeki Adı Soyadı bölümlerine sadece metin girmek ve metnin en az 5 en fazla 20 karakter olması için “Veri/Doğrulama” komutunu kullanalım.

Bunun için “Veri/Doğrulama” komutları ardından açılan pencereden “İzin verilen “ komutu altındaki pencereyi açalım ve “Metin Uzunluğu” seçeneğini alalım. Ardından “Veri” penceresine “Arasında” komutunu,”En az “ penceresine “5” , “En fazla” penceresine “25” yazalım (Yani girilecek veri, metin olsun, metin boyutu, en az 5, en fazla 25 karakter olsun) daha sonra “Hata Uyarısı” komutunu tıklayalım açılan pencereden “Stil” penceresine “Dur” komutunu,

Başlık penceresine ”Dikkat” komutunu, Hata iletisi penceresine (Bize yapacağı hata uyarı cümlesi) “Kontrol edip tekrar yazınız!” uyarılarını yazalım ve uygulamaya geçelim. Bakalım yaptığımız çalışma gerçekten bizi hatalara karşı uyaracak mı?

Şimdi dosyamızda “Adı” ile gösterilen yere ben bir rakam yazacağım ve sonraki sütuna geçmeye çalışacağım bakalım ne olacak ?

Aşağıdaki resme bakalım acaba bir hata var mı? şayet hata varsa nedir?  hatamızı bulup düzeltelim.

Evet, biz adı bölümüne “Doğrulama” ile “Metin” ve en az “5” karakterlik bir ölçü vermiştik, burada bu kurala uymadığımızdan bizi bilgisayarımız uyarıyor ve bir sonraki sütuna geçmemizi engelliyor. Şimdi hatamızı düzeltelim istenilen ölçülerde veri girelim ve verdiğimiz ölçülere göre yeniden deneyelim bakalım olacak mı?

Evet, hatayı düzeltince imleç bir sonraki sütuna rahatlıkla geçti.Aynı uygulamayı diğer satırlar içinde yapabiliriz.